呼和浩特2016年8月11日電 /美通社/ --慧點科技高級咨詢顧問蔣振近日撰寫文章《如何管好能源企業的資金風險》。以下為部分摘錄：

能源行業的某些領域正在經歷一場寒冬，隨著去產能的壓力逐年增大，謀求轉型發展已經成為眾多能源企業的必然選擇。然而，轉型往往需要經過一段時間才能取得成果，很多能源企業在轉型過程中面臨著資金鏈斷裂的風險。爭取時間，在轉型成功前存活下來，成為各大能源企業的當務之急。

位于內蒙古自治區的某大型能源企業集團（下稱某集團）就在這樣的緊急關頭找到了方法，為企業的長遠發展贏得了寶貴的時間。

某集團的錦囊妙計就是：利用信息化手段進行精細化管控。

讓人頭疼的合同和費控管理

某集團經過多年的信息化建設，已經形成了包括OA、CRM、SRM和ERP等在內的較為全面的生產經營信息支撐系統。

但是某集團的預算管理部分還是采用線下方式，預算編制確定后由人工導入SAP系統后進行相關的業務控制，這就給企業的合同管理和費控管理帶來一些問題。

在合同管理方面，某集團主要存在以下三個問題：

其一，合同管理不夠完善，數據分散。在合同管理方面，某集團僅實現了合同審批環節的線上管理，在管理過程中存在“重訂立、輕履行”的問題，合同訂立也無法和前期的準備工作有效銜接，導致合同的各階段管理各自孤立，容易存在管理漏洞，不利于共享和監管。同時，合同的審批流程分散在各系統中，各系統彼此獨立，無法共享合同的主數據等信息，存在各個系統中的合同數據不一致，且無法輸出統一的臺賬等問題。

其二，合同管理模式混亂。目前某集團的合同分類不統一，且不夠細化，未建立分級的分類方式，管理過程中容易存在分類混亂的情況。某集團基于不同類別的合同管理流程沒有進行系統的梳理，各類別合同都按一個固化的模式進行管理，導致高風險的合同得不到有效的風險防控；而風險一般的合同，卻進行了過度的風險防控。合同的制度體系、流程體系和授權體系不夠完善，需要進行進一步的梳理和細化，使得體系文件更加符合某集團的管理實際，基于不同的合同類別，設定不同的管理流程和權限機制。

其三，缺乏統一的監控平臺，導致總部對下屬單位的監控不足。某集團總部不能掌握分子公司合同執行過程中出現的風險，無法對下屬單位進行有效管理和指導，更無法及時發現可能出現的風險，容易出現違規等現象。

作為大型現代化能源企業，某集團的資金管理和成本費用控制管理始終貫穿于公司成長發展、經營管理的全過程。隨著業務的快速擴張，某集團業務的復雜性和多樣性不斷加大，資金管理和成本費用控制管理也變得更加復雜，面臨一系列挑戰，主要包括以下四個方面：

第一，如何強化資金支付的全過程控制，從而提高業務執行效率，降低資金支付風險。此前某集團的對外資金支付審批業務仍以紙質審批單為主要媒介，經辦人員需要逐級找領導簽字、審批，導致資金支付業務效率低下，資金支付成本高。另外，由于缺乏有效的工具支撐，某集團與資金支付業務相關的管理制度不能得到嚴格執行，越權辦事，以及超預算、超標準、超合同、超項目的支出難以得到有效控制，資金支付風險大。

第二，如何在企業的日常生產經營中合理、有效地控制費用，避免不必要的浪費。某集團希望不僅能夠看得到，而且控得住整個集團費用管理，在費用發生時進行實時控制，實現對費用的事前、事中和事后監控。

第三，如何充分利用現有IT資源，打破信息孤島，建立互聯互通的費用預算管理平臺，實現費用和預算管控業務的閉環管理。目前某集團已經建立SAP、MDM和OA等與資金支付業務密切關聯的信息系統，但資金支付與費用管控管理依然存在信息斷裂的問題，需要將這些系統的數據打通，才能充分發揮信息資源的整合效益。

第四，在強化集團統一管控的基礎上，如何兼顧各成員單位管理的差異性。也就是說，在集團總部監督下，如何確保下屬企業內部大量復雜且多變的各類審批流程能夠高效運轉，并在業務發生變動時，流程能迅速、靈活地進行相應的調整。

某大型煤炭企業的應用架構

建設內容與效果

在此背景下，某集團通過與慧點科技合作，構建以合同管理系統和費用控制系統為核心的統一監管平臺，從而有效提升企業管控水平，規避運營風險，提高業務效率，并降低運營成本，為轉型贏得時間。

第一，構建合同管理系統，實現合同的全生命周期線上管理。通過信息系統的建設，某集團實現了對包括合同訂立前、簽署中、執行中與執行后在內的完整業務環節的信息化支撐，并以全過程貫穿、覆蓋所有相關部門的整體管理視角進行管理。某集團通過對合同履行的線上管理，加強了對合同的風險監控能力，打通合同簽署與執行過程的信息交互，建立執行過程監控和執行風險跟蹤應對體系，實現主動的合同風險規避。

第二，構建費用管控系統，強化費用支付的全過程控制，提高效率、降低風險。某集團借助系統按照時間進度對各單位的明細項目進行預算控制，從事后檢查向事前、事中控制推進。某集團還實現了支付審核流程的電子化，并將預算控制機制植入費用申請的流程中。某集團甚至在費用申請之前，結合費用的支付和制證等能力，實現“預算—申請—報銷—支付—制證”的一體化管理，提升費用審批效率，規避預算控制風險，提高費用管控水平。

第三，以業務驅動進行數據整合，實現完整的合同信息關聯，規避合同支付風險。某集團通過信息化手段，加強合同履行的計劃性，對支付申請提供全面的數據信息支撐，規避支付風險，同時將支付的結果反饋給合同管理，形成良性循環的合同、費控管控體系。

第四，通過全面的系統建設，有效支撐以風險為導向的管控體系落地。解決了合同、費用管理業務缺少高效支撐工具，造成各類信息不能夠得到高效利用、風險的預判變得極為困難的問題。這主要體現在如下方面：

• 對合同進行科學分類。某集團按照一致屬性、差異屬性對合同進行分類，以便于管理策略的制定。一致屬性為全集團統一確定的屬性（包括有名合同分類、印花稅合同分類、交易對家類別）；差異屬性為各級單位根據自身的管理要求進行設置的屬性（包括履行計劃要求、按項目管理的要求、按業務管理要求、到期提前提醒天數）。
• 對交易對家（即與某集團簽約的對方單位）實行分類管理。在慧點科技的幫助下，某集團根據不同的業務和部門管理職能對合同交易對家進行分類；將交易對家類型與合同類型相匹配，以滿足各級單位對不同類別交易對家進行準入管理的需要。實行黑名單、灰名單制度，對進入名單的交易對家采取不同的應對策略，如審批流程控制、警告控制、禁止簽約控制等。
• 統一合同范本。對合同范本進行統一管理，經過各級公司合同范本需要先上報和審批才能發布；在使用范本時強制要求進行在線編輯，以提高合同文本的規范性。
• 規范合同的訂立過程。通過流程固化規范合同的審批和簽署過程。只有簽署后的合同信息才能與支付系統關聯，并自動將支付信息反饋回合同系統。
• 合同履行的線上操作。合同履行過程中的履約計劃、履約反饋登記、收款確認、履約報告等環節能夠調取ERP系統中的應收余額和賬齡信息。收款合同的履行控制體現在付款申請審批與合同履約計劃的關聯控制。付款申請過程中能夠調閱原合同信息，對支付總額進行控制，根據履行計劃進行支付，對可能出現的風險自動提示、預警，將支付結果關聯到合同的履約反饋記錄中。